Skypе for business - Как эффективно проводить совещания

Skype for business удобный инструмент для коллективных рабочих совещаний. Программа имеет удобные инструменты для демонстрации обсуждаемых материалов (слайдов, таблиц, графиков), прекрасно взаимодействует с календарем и почтовой программой (Outlook), и что немаловажно обеспечивает корпоративную безопасность.

1. Подготовка


✔ Заранее определите цели. Понимание целей упростит подготовку мероприятия, подбор необходимых материалов и состав участников.

✔ Распределите роли. Очевидно, нужно выбрать кто будет ведущим. Чтобы диалог не превратился в кашу, должен быть некоторый человек, который по очереди будет давать слово участникам.

✔ Во-первых, что нужно сделать - создать Собрание по сети. Это можно сделать, например, в Outlook. В результате будет обозначено время мероприятия. Обязательно укажите цель и планируемые вопросы для обсуждения. Всем предполагаемым участникам должно быть отправлено уведомление по почте о назначенном событии и ссылкой для входа в комнату.

2. Проведение совещания


✔ Назначьте ответственного для записи видео.

✔ Старайтесь не отклоняться от намеченной темы.

✔ Очень желательно со временем выработать базовые нормы организации и поведения участников в виде свода правил и стараться их придерживаться.

Примеры таких правил:
- выключи микрофон, если не говоришь
- все участники должны при технической возможности включить камеры
- установка участниками статуса в Скайп «Не беспокоить»
- не отвлекаться во время собрания на что-то еще
- придумать условности, для обозначения ключевых событий («+» да, «-» нет, «есть вопрос», «прошу дать слово» и т.д.)


✔ Используйте инструменты для наглядной визуализации обсуждаемых таблиц и слайдов. Виртуальная доска (флип-чарт) поможет упростить процесс фокусирования на обсуждаемом моменте. Выберите нужный элемент (галочка, маркер и др.) и разместите на рабочем поле.

✔ Очень удобно использовать Опросы для голосовании прямо во время обсуждений. Далее результаты можно будет выгрузить в материалы окончательного протокола поручений.

3. Оценка результатов


✔ На каждом этапе обсуждений и их по окончании - до завершения связи - еще раз проговорите вслух принятые соглашения. Очень полезно для общего понимания фиксировать все договоренности короткими фразами-выводами, они должны быть понятными и привязанными ко времени - кто, когда и что должен будет сделать. Ни у кого не должно быть недопониманий, т.к. вопросы могут быть критически важными для компании.

✔ Все участники должны получить по почте протокол. Это список сгенерированных коллективно договоренностей, принятые решения и задания, которые планируются в результате осуществить. Также должны быть обозначены и сроки выполнения заданий и ответственные лица.

Советы - Как провести совещание более эффективно


Количество участников не должно быть более 7-10 человек.
Не затягивайте мероприятие более чем на 30-60 минут, ожидание продолжительных переговоров снижает концентрацию на теме, уводит мысли в стороны.
Не теряйте контакт со слушателями, создайте условия для обратной связи, просите высказаться каждого.
Дата: 2020-04-08Просмотров: 102Теги: совещание, переговоры, презентация, Skype
3 плюс 23 * (введите проверочное число) Допускается указать только имя. Сайт не собирает и не обрабатывает персональные данные.
Яндекс.Метрика
7.4.5